library

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR?

Türkiye’nin en güvenilir Elektronik Belge Yönetim Sistemi

BIZdocs® Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kurumların belge yönetimi ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla geliştirilmiş, oluşturulan ya da taranan belgelerin dijital ortamda kullanılmasını ve yönetilmesini sağlayacak ideal bir platform kazandıran dinamik doküman yönetim sistemidir.

Güvenlik üst
seviyede…
Dokümanları şifreleme

SSL Desteği

Aktif dizin entegrasyonu ve tek şifre ile BIZdocs’a erişim

Makam bazlı çalışma olanağı

Dokümanların gizlilik derecelerine göre hangi yetki düzeylerince görülebileceği, incelenebileceği, değiştirebileceği ve havale edilebileceğinin belirlenebilmesi

Kalite&sertifikasyon
uygulamaları
BIZdocs, form entegrasyonu platformu ISO, JCI, EFOM, OHSAS, 6 SIGMA ile Sağlık Bakanlığı Hizmet Standartlarını destekler.

ISO9001 Kalite Yönetimi uygulamaları BIZdocs ile elektronik ortamda gerçekleştirilebilir, iş süreçleri gerçek zamanlı olarak takip edilebilir ve istenildiğinde süreç etkinlikleri izlenebilir.

Arşiv Yönetim Modülü
EBYS öncesinde üretilen evraklar sayısallaştırılarak sisteme eklenebilir.
Klasörlerde belirtilen saklama planlarına göre, evraklar periyodik olarak arşivlenebilir.İndekslenmiş tüm arşiv bilgileri üzerinden aynı anda sorgu yapılabilir.
Çok kullanıcılı ve
ölçeklenebilir yapı
BIZdocs esnek yapısı ile 10 kullanıcıdan 1000 kullanıcıya ek işlemlere gerek kalmaksızın çıkabilir ve milyonlarca dokümanı kolaylıkla yönetebilir. Sahip olduğu mimari yapısı, hiyerarşik yapılanması destekler ve sorunsuz ölçeklenebilir sunar.
Verimliliğin yeni adı:
iş akış yönetim sistemi
BIZdocs iş akış yönetim sistemi ile kurumsal yapılanmanıza uygun iş akışı yapısı geliştirebilir, kullanıcı sayısının artmasıyla kolayca genişleyebilir ve grup çalışmalarına uyarlanabilir.İş akış yönetim sistemi, onay mekanizması, doküman yaşam döngüsü, form entegrasyonu ve ISO standartlarını uyarlanmasını sağlar.Web tabanlı bir ara yüzde “Sürükle-Bırak” özelliği ile iş akışı süreç tasarımı, ofis içinden ve dışından oluşturabilir, tasarım hem tablo üzerinden hem de grafiksel ara yüzden izlenebilir.Onay süreçleri paralel ve seri olarak tasarlanabilmektedirler, böylece imza yetkisine sahip olan kişilerin bulunduğu onay süreçleri daha etkin bir şekilde tasarlanmaktadır.
Hızlı ve güvenilir
raporlama
BIZdocs ile kullanıcı faaliyetleri ve belge hareketleri izlenebilmekte, istatistik alınabilmekte ve dinamik raporlama yapılabilmektedir. Web tabanlı raporlama entegrasyonu ile sistem üzerinde her türlü istatistik raporlama yapılabilmektedir ve yeni rapor tasarımı oluşturabilmektedir.
Detaylı Güvenlik
önlemleri…
BIZdocs elektronik Belge Yönetim Sistemi her şeyden önce dokümanlarınızın güvenli bir ortamda yönetilmesini sağlar.Güvenlik sağlamak, dokümanı yetkisiz erişimlerden ve değişikliklerden korumak için çoklu koruma basamakları sunulmuştur. Sistemde yapılan tüm işlemler saklanmakta (loglama) ve ayrıca sistemde SSL (Secure Socket Layer) desteği de bulunmaktadır.

BIZdocs önceden tanımlanmış roller ve makam bazında dokümana erişim yetkisi verir. Dokümanların ve dizinlerin gizlilik derecelerine göre, hangi yetki düzeyinde görüntülenebileceği, incelenebileceği, değiştirilebileceği ve havale edilebileceği belirlenebilir.

Makam bazlı çalışabilme olanağı ile makamdan ayrılan kullanıcının uygulamaları sistemde kayıtlı kalır ve böylece makam kullanıcılarının değişiklikleri doküman yönetim süreçleri etkilenmez.

BIZDocs® formlarınızı
bilgiye dönüştürür.
Elektronik form tasarımı ile süreçler içinde kullanılacak standart formlar BIZdocs’a entegre edilir.

Form entegrasyonu ile kullanıma sunulan formlar, kullanıcı tarafından doldurulur, iş akış sistemi başlatılır ve onaya sunulur.

Formlar aracılığı ile toplanan veriler üzerinden istenildiğinde sorgulama yapılabilir, geçmişte oluşmuş süreçler değerlendirilebilir ve istatistiki veri elde edilebilir.

Mobil arayüz
Mobil ara yüz sayesinde her yerden havale işlemleri, evrak oluşturma, mobil imza ile imzalama olanağı sağlamaktadır.
Aktif dizin
LDAP entegrasyonu
BIZdocs, Microsoft’un sunmuş olduğu Aktif Dizin (Active Directory) ve LDAP ile tam ve kolayca entegre olabilir.
Dahili editör
BIZdocs, dahili metin editörü yardımıyla, kullanıcıların ayrıca bir yazılıma gerek kalmaksızın, belgelerin/evraklarını üretmelerine yardımcı olur.
Dış kurumlarla
entegrasyon
Sahip olduğu XML Web servisleri ile diğer uygulamalar ve dış kurumlarla entegrasyon sağlanabilir. KEP ve E-Yazışma platformuna uygundur.
Versiyon kontrolü
Dokümanların daha önce kullanılan versiyonları sistemde saklanabilir, gerektiğinde incelemek veya revize etmek üzere yeniden başvurabilir.

Kullanıcılar, istedikleri zaman dokümanın eski versiyonlarına dönebilir veya yeni versiyonuna ekleyebilir. Hiçbir durumda dokümanın ilk kaydedilen hali sistemden silinmez.

Vekalet sistemi
Sistemde bulunan kullanıcılar, diğer bir kullanıcıya vekalet verebilmektedir. Böylece, vekalet verilen kullanıcı; kullanıcı adı ve şifresi olmadan vekalet ettiği kullanıcının hesabına giriş yapabilmektedir.
Birlikte çalışabilirlik
BIZdocs dokümanlar üzerinde grup çalışması yapabilmesine olanak sağlayarak, kurum içerisinde sinerjinin ortaya çıkmasına önemli bir kaldıraç görevi üstlenir.

Versiyon kontrolü özelliği ile birlikte çalışma esnasında, kullanıcıların birbirlerinin yaptıkları güncellemeleri kaybetmeden çalışabilmekleri sağlanmaktadır.

Gelişmiş evrak
yönetimi
Havale işlemlerinde, evrakın/belgenin birimler arasında elden dağıtılmasına gerek kalmaksızın, tüm evrak dağıtım süreci elektronik ortamda başlatılabilir, kullanıcılara yada gruplara toplu olarak havale gerçekleştirilebilir, okunma durumu görüntülenebilir ve tüm aşamaları takip edebilirsiniz.
E-imza ile evrakları
masanızdan kaldırın…
BIZdocs’ta e-imza ile dokümanlar sistem içerisinde güvenle iletilebilir, dökümanların, havale edilmesi gibi tüm süreçlerde e-imza/mobil imza kullanılabilir.E-imza ile iş akışı içerisinde ya da bağımsız olarak evrak imzalanabilir, onay verilebilir.Elektronik ortamda kurumlar arasında dokümanlar ıslak imzaya ihtiyaç duyulmaksızın yönlendirilebilir ya da e-imzalı/mobil imzalı dokümanlar giden evraka kaydedilebilir.
TS 13298
belge yönetimi standardı
BIZdocs geliştirilen işlevlerin yanı sıra 29 Haziran 2009 tarihinde, TSE’den yayımlanan TS13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı’nın tüm gereklerine uygun olarak yeniden yapılandırılmış ve 2010 yılı itibari ile TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı’nı almıştır.
Web tabanlı
mimari yapı
BIZdocs, web tabanlı mimari yapısı ile herhangi bir kuruluma gerek kalmaksızın, Internet Explorer, Chrome gibi web tarayıcıları aracılığıyla çalışmaktadır.
Sizi verimli kılar,
ağaçları korur
Gartner’in araştırmalarına göre evrakla ilgili işlemleri
Ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60’ına,
İşçilik maliyetlerinin ’20-‘45’ine,
Cironun %12-%15’ine mal olmaktadır.Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcağı vaktin;
%50’sini aramaya ve bulmaya,
%5-15’ini ise dökümanı okumaya ayırmaktadır.

PriceWaterhouseCoopers’ın araştırmalarına göre; bir ofisteki dökümanların ortamala %7,5’ı kaybolmakta, %3’üne ise yanlış dosyalama nedeniyle erişelememektedir. Çevre Bakanlığı’nın yürüttüğü bir araştırmaya göre, Türkiye’de bir ofiste kişi başına ortalama 140 sayfa kağıt tüketilmektedir. Müşterilerimizden edineceğimiz geri bildirimler sonucunda, BIZdocs kullanıcılarının kağıt ve toner kullanım/maliyeti %66 oranında düşmüştür.

Kurumsal hafızanızı
oluşturun ve yönetin
BIZdocs kurumların belge yönetimi ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla geliştirilmiş, oluşturulan ya da taranan belgelerin dijital ortamda kullanılmasını ve yönetilmesini sağlayacak ideal bir platform kazandıran dinamik elektronik belge yönetim sistemidir.BIZdocs, kuruma faks, posta veya e-posta ile gelen dokümanı alıp arşivler, aynı zamanda süreçleri iş akışı yardımıyla yönetirken, kişiye bağımlılığı da ortadan kaldırır